Empfehlung: Jetzt den Stammdatenabruf 2017 durchführen!

Hinweise der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen

Die Unfallversicherungsträger empfehlen, den Stammdatenabruf für das Meldejahr 2017 jetzt durchzuführen. Er ist die Grundlage für die Erstellung des digitalen Lohnnachweises.

Je frühzeitiger die Stammdaten abgerufen werden, desto einfacher ist die Meldung des digitalen Lohnnachweises im Folgejahr. Der Stammdatendienst im UV-Meldeverfahren sieht vor, dass Arbeitgeber bzw. deren Dienstleister die Entgeltabrechnung am Anfang eines Jahres auf die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vorbereiten.

Folgendes Vorgehen wird empfohlen:

Arbeitgeber bzw. die mit der Entgeltabrechnung beauftragten Dienstleister rufen die Stammdaten des Unternehmens zu Beginn des Meldejahres ab. Der Stammdatenabruf erfolgt aus dem jeweiligen Entgeltabrechnungsprogramm. Mit den im Programm hinter-legten Zugangsdaten wird die Stammdatenanfrage an die Stammdatendatei der DGUV abgesandt. Sind noch keine Zugangsdaten (Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Mitgliedsnummer und PIN) erfasst, ist dies der erste Schritt. Nach Erhalt der Stammdatenantwort sollten die Zuordnungen aller Beschäftigten zur jeweils zutreffenden Gefahrtarifstelle überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Vor Abgabe der Meldung sollte eine abschließende Prüfung der erfassten Daten erfol-gen. Bei der Prüfung sind zum einen die Vorgaben der zuständigen Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse zu berücksichtigen. Zum anderen ist darauf zu achten, dass ggf. veränderte Tätigkeiten von Beschäftigten im Verlauf des Jahres richtig zugeordnet werden. Nur so können die Lohnsummen der Beschäftigten, die Anzahl der Versicherten und die Arbeitsstunden am Ende des Jahres in einen korrekten digitalen Lohnnachweis einfließen. Das digitale Verfahren ist ein jährlich laufender Prozess und verlangt, dass die Daten aus der Lohnabrechnung direkt an die Unfallversicherungsträger übermittelt werden. Am besten ist es, den Stammdatenabgleich künftig zu den Routineaufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung am Jahresanfang hinzuzufügen.

Für Nutzer von sv.net gilt etwas anderes:

Wird vom Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, sondern alle Meldungen über sv.net abgegeben, ist der Lohnnachweis digital zur Unfallversicherung ebenfalls über diesen Meldeweg zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass insbesondere sv.net/online keine langfristige Speicherung von Stammdaten vorsieht. Der Abruf der Stammdaten sollte deshalb in kurzem zeitlichem Abstand vor Abgabe des Lohnnachweises digital erfolgen.


Wichtig für Arbeitgeber: Stammdatenabgleich zur Unfallversicherung baldmöglichst durchführen – Digitaler Lohnnachweis erfolgreich gestartet

Unternehmen mit Beschäftigten müssen in diesem Jahr erstmals einen digitalen Lohnnachweis für das vergangene Jahr abgeben. Nach einer zweijährigen Übergangsphase soll das neue Verfahren den bisher auf Papier oder via Extranet übermittelten Lohnnachweis ersetzen. Auf der Grundlage des Lohnnachweises errechnet die Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse den Beitrag.

„Aus technischer Sicht ist der digitale Lohnnachweis erfolgreich gestartet“, sagt Peter Libowski, bei der DGUV zuständig für den digitalen Lohnnachweis. „Auf Seiten der Unfallversicherung haben die Systeme reibungslos funktioniert.“ Ersten Statistiken zufolge haben bisher etwa 50 Prozent der meldepflichtigen Unternehmen den digitalen Lohnnachweis 2016 eingereicht. Auf die Beitragsberechnung wirken sich die fehlenden digitalen Lohnnachweise noch nicht aus, „da die Unfallversicherung die Beiträge für 2016 auf Basis der Lohnnachweise berechnet, die per Papier oder Extranet übermittelt werden“. Dennoch ist die Abgabe des digitalen Lohnnachweises für 2016 bereits verpflichtend. Berufsgenossenschaften und Unfallkassen vergleichen die Daten aus beiden Verfahren miteinander, um gegebenenfalls noch vorhandenen Fehlern in den Programmen und Herausforderungen für die Anwender frühzeitig begegnen zu können. Die DGUV ist hierzu mit den Herstellern der Entgeltabrechnungsprogramme in Kontakt, um auf Korrekturen hinwirken zu können. Das gleiche gilt im kommenden Jahr, wenn für das Meldejahr 2017 der digitale Lohnnachweis und der bisherige Lohnnachweis abzugeben sind. Ab 2019 entfällt der bisherige Übermittlungsweg dann vollständig.

Nicht zu lange mit dem Stammdatenabgleich warten

Auswertungen zum Stichtag 16.02.2017 (Meldetermin Lohnnachweis digital) der Unfallversicherung zeigen, dass bislang viele Betriebe noch keinen Stammdatenabgleich für 2017 durchgeführt haben. Der Stammdatenabgleich bildet die Grundlage für die Erstellung des digitalen Lohnnachweises im Folgejahr. Libowski empfiehlt den Arbeitgebern deshalb dringend, den Abgleich schnellstmöglich durchzuführen. „Ruft der Arbeitgeber die Stammdaten in seinem Entgeltabrechnungsprogramm zu einem späteren Zeitpunkt ab, kann sich das insbesondere bei Änderungen auf alle bis zu diesem Zeitpunkt erstellten Gehaltsabrechnungen auswirken. Je früher die Stammdaten abgeglichen und Arbeitnehmer der zutreffenden Gefahrtarifstelle zugeordnet werden, umso besser.“ Am besten wäre es daher, so Libowksi, wenn der Stammdatenabgleich künftig in den Personalabteilungen zu den Routineaufgaben am Jahresanfang hinzugefügt würde.

Weitere Informationen zum Meldeverfahren sowie zum digitalen Lohnnachweis gibt es bei den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen sowie auf der Website der DGUV www.dguv.de, Webcode d981926.


Abgabefrist für digitalen Lohnnachweis ist der 16. Februar 2017

2017 müssen die Unternehmen ihren Lohnnachweis zur gesetzlichen Unfallversicherung erstmals auch elektronisch an Berufsgenossenschaften und Unfallkassen übermitteln. Sie müssen diese Meldung bis spätestens zum 16. Februar 2017 abgeben.

Berufsgenossenschaften und Unfallkassen haben den Unternehmen dazu im vierten Quartal 2016 die entsprechenden Zugangsdaten schriftlich mitgeteilt. Diese umfassen neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers auch die Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens oder der Einrichtung sowie eine PIN.

Alle Beschäftigten sind über ihren Arbeitgeber gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichert. Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den die Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Bisher wurden die Lohnnachweise entweder mit Hilfe eines Formulars auf Papier oder online über das Extranet des zuständigen Unfallversicherungsträgers übermittelt. Das neue digitale Verfahren hat Vorteile: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und versenden. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen. Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzen, können sich für die Meldung einer Ausfüllhilfe (beispielsweise sv.net) bedienen.

In einer zweijährigen Übergangsphase ist der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis in den bisher bekannten Verfahren – online über das Extranet, als Papierausdruck oder per Fax – abzugeben. Für das Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren. Die Übergangsregelung soll sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Weitere Informationen erhalten Unternehmerinnen und Unternehmer oder die von ihnen beauftragten Dritten (zum Beispiel Steuerberater) auf der Homepage der DGUV oder direkt bei den für sie zuständigen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen: http://www.dguv.de/de/versicherung/uv-meldeverfahren/index.jsp


Neues zum Lohnnachweisverfahren

Mit Inkrafttreten des Fünften Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG), steht fest, dass es in der Unfallversicherung auch zu-künftig einen summarischen Lohnnachweis der Unternehmer geben wird. Hierfür hat sich die Unfallversicherung stets eingesetzt. Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) getragene Projekt Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung (OMS) hat diesen Weg bestätigt. Allerdings werden sich alle Beteiligten auf Verfahrensänderungen vorbereiten müssen. Ab 2019 können die Lohnnachweise nur noch elektronisch übermittelt werden.

Grundlage des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens wird nicht der Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) sein, den die Arbeitgeber seit 2009 mit ihren Entgeltmeldungen nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) an die Einzugsstellen erstatten. Dieses seinerzeit für die Prüfdienste der Rentenversicherung konzipierte DBUV-Verfahren, das dann auch für die Ablösung der summarischen Lohnnachweise durch die Unternehmer genutzt werden sollte, hat sich trotz aller zwischenzeitlichen Verbesserungen nicht als sichere und fehlerfreie Alternative für die Zukunft durchsetzen können. Daher entfällt der DBUV als Bestandteil einer jeden Entgeltmeldung zum 31.12.2015. Stattdessen enthält das 5. SGB IV-ÄndG Vorschriften für ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren ab 2017 (UV-Meldeverfahren). Für die Übergangszeit bis Ende 2018 muss daneben der bewährte summarische Jahreslohnnachweis der Unternehmer (zum Beispiel als Papierlohnnachweis) beibehalten werden, um für die elektronische Lösung eine ausreichende Erprobungsphase zu gewährleisten.

Im Hinblick auf das neue elektronischen Lohnnachweisverfahrens ist folgendes zu beachten:

1. Die Unternehmer haben zwar nach Ablauf eines Kalenderjahres die Arbeitsentgelte der Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden wie bisher mit einem jährlichen Lohnnachweis zu melden. Doch übermitteln sie diesen Lohnnachweis ab 01.01.2017 jeweils bis zum 16. Februar des Folgejahres durch elektronische Datenübertragung an den zuständigen Unfallversicherungsträger. Die Übermittlung hat aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe zu erfolgen. Werden Beiträge für Beschäftigte nicht nach Arbeitsentgelten berechnet, hat der Unternehmer die zur Berechnung festgelegten Angaben ebenfalls im Rahmen dieses elektronischen Verfahrens zu melden.

2. Ferner hat der Arbeitgeber bereits ab 01.01.2016 für jeden in einem Kalenderjahr Beschäftigten, der in der Unfallversicherung versichert ist, zum 16. Februar des Folgejahres im DEÜV-Verfahren eine „besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung“ (UV-Jahresmeldung) an die Einzugsstellen zu erstatten. Diese arbeitnehmerbezogene UV-Jahresmeldung ersetzt den ab 01.01.2016 entfallenden DBUV. Die darin enthaltenen Angaben sind ausschließlich für den Prüfdienst der Rentenversicherung bestimmt.

3. Zur Unterstützung der Unternehmer werden die Strukturdaten zur Veranlagung ihrer Unter-nehmen künftig in einer Stammdatendatei, die von der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V.) zum 01.01.2017 errichtet wird, zum Abruf zur Verfügung gestellt. Zur Qualitätssicherung wird sowohl für den zukünftigen elektronischen Lohnnachweis als auch für die besondere Jahresmeldung vor Absenden der Meldung ein automatisierter Abgleich mit den Daten dieser Datei durchgeführt. So soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und Gefahrtarifstellen übermittelt werden.

4. Für die Meldejahre 2016 und 2017 hat das zur Folge, dass die Unternehmer sowohl den herkömmlichen (Papier- oder Extranet-) Lohnnachweis als auch den neuen elektronische Lohnnachweis erstatten müssen. Nur so lässt sich eine ausreichende Erprobung des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens und damit eine richtige und transparente Beitragsberechnung in der Zukunft sicherstellen.

Bitte reichen Sie diese Information auch an die durch Sie Beauftragte (wie Personalabrechnungsstellen, Steuerberater, externe Personaldienstleister) weiter.

Welche Daten benötigen die bei der Unfallkasse Brandenburg versicherten Unternehmen für das elektronische Meldeverfahren?

1. Betriebsnummer des Unfallversicherungs-Trägers (BBNR-UV)

Um zu kennzeichnen, welcher Unfallversicherungsträger zuständig ist, muss in der Meldung die Betriebsnummer des UV-Trägers angegeben werden.

Die Betriebsnummer der Unfallkasse Brandenburg lautet: 02379637

2. Mitgliedsnummer Ihres Unternehmens (MTNR)

Achtung:Wie im vergangenen Jahr bereits angekündigt, wurde das Format unserer Unternehmensnummer umgestellt. Auf dem Beitragsbescheid wird Ihnen im Briefkopf die neue zehnstellige Unternehmensnummer ihres Unternehmens mitgeteilt.

Bitte verwenden Sie diese neue Unternehmensnummer ab sofort im DEÜV-Verfahren sowie in allen Schreiben und in jeder Korrespondenz mit uns.

3. Unfallversicherungspflichtiges Entgelt (UV-Entgelt)

Melden Sie hier das unfallversicherungspflichtige Jahresentgelt der versicherten Arbeitnehmer unter Berücksichtigung der Jahresarbeitsverdienstgrenze der Unfallkasse Brandenburg.

Hinweise zur Ermittlung des beitrags- und nachweispflichtigen Entgeltes in der gesetzlichen Unfallversicherung finden auf unserer Internetseite unter dem Menüpunkt Mitglieder/Beitrag – Entgeltnachweise (www.ukbb.de/de/mitgliederbeitrag/beitrag/entgeltnachweise).

4. Gefahrtarifstelle (GTS)

Hier ist bei Unternehmen die der Beitragsgruppe 4 – Unternehmen in selbständiger Rechtsform sowie soziale und medizinische Dienste der Einrichtungen zur Hilfe bei Unglücksfällen – angehören der „BG 4“ einzutragen.

Die Unternehmen aller anderen Beitragsgruppen tragen hier im Rahmen des DEÜV-Verfahrens die GTS „9999 9999“ ein und bei der UV-Jahresmeldung den UV-Grund „A09“.


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