Leitfaden zur Nutzung von Cryptshare®

Zum sicheren Versenden von Dateien und Nachrichten

Mit Cryptshare können personenbezogene Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse rechtssicher versandt werden. Cryptshare ist eine innovative Lösung, die unsere Daten schützt, während sie größten Gefahren ausgesetzt sind: beim Versand von Nachrichten und Dateien.
Wir alle versenden E-Mails und Dateien in unserem Geschäftsalltag, die vertraulich und damit schützenswert sind. Oft wird der Versand von Dateien und Anhängen aufgrund ihrer Größe blockiert – dieses Problem wird ebenfalls teilweise gelöst, denn mit Cryptshare können wir Dateien mit 2.048 MB verschicken. Die Cryptshare® Web-Anwendung ermöglicht den einfachen und sicheren Austausch vertraulicher Informationen durch die verschlüsselte Ablage von Dateien und Nachrichten auf dem Cryptshare-Server. Diese Dateien können mit einem Kennwort abgerufen werden. Der Server informiert Empfänger und Absender über die Vorgänge auf dem Server.
Bei der Ersteinrichtung erfolgt die Überprüfung des Benutzers über dessen E-Mail-Adresse. Diese Verifizierung ist für maximal 30 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Zeit verlangt das System bei der nächsten Anmeldung eine erneute Verifizierung.
Eine neue Verifizierung ist auch bei einer Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich. Ein für den Zugriff zu vergebendes Kennwort muss mindestens 8 Zeichen umfassen.

https://crypthare.ukbb.de

Tragen Sie hier Ihre Kontaktdaten ein und klicken Sie auf Weiter.

Bei der ersten Nutzung des Cryptshare-Systems wird sichergestellt, dass Sie Zugriff auf die angegebene E-Mail-Adresse haben.

Hier können Sie wie bei einer gewöhnlichen E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben. Mehrere Empfänger trennen Sie durch ein Komma oder ein Leerzeichen.

Mit einem Klick auf das Uploadsymbol öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie Ihren PC nach Dateien durchsuchen und diese hinzufügen können.

Fügen Sie optional eine vertrauliche Nachricht hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken.

Legen Sie fest, wie lange die Datei zum Abruf bereitstehen soll und in welcher Sprache der Empfänger benachrichtigt werden soll. Ferner können Sie sich über Zustellung und Abruf des Transfers benachrichtigen lassen und entscheiden, ob die Dateinamen in der Benachrichtigungsmail an den Empfänger angezeigt werden. Abschließend können Sie wählen, was für ein Passwort vergeben werden soll. Ein Transfer ohne Passwort bietet minimale Sicherheit!

Zur Absicherung Ihres Transfers stehen Ihnen verschiedene Passwortoptionen zur Verfügung:

1. Ein Transfer kann nur mit Passwort-Verschlüsselung verschickt werden!

2. Sie können sich vom System ein sicheres Passwort generieren lassen. (Notieren Sie sich dieses Passwort, es wird nicht gespeichert.)

3. Oder selbst ein Passwort Ihrer Wahl eingeben.

Wichtig: Das Passwort muss dem Empfänger in einer separaten Kontaktaufnahme (ausschließlich per Telefon) genannt werden. Nur mit diesem Passwort kann der Empfänger den Anhang öffnen.

Bevor Sie den Transfer starten, bekommen Sie die standardmäßige Nachricht angezeigt, durch die Empfänger_innen über Ihren Transfer benachrichtigt werden. Sie haben hier die Möglichkeit, die E-Mail und ihren Betreff, wie gewohnt anzupassen.

Wenn Sie den Transfer gestartet haben, werden Ihre Dateien sicher an den Cryptshare-Server übertragen und dort verschlüsselt abgelegt. Sie bekommen den Status während des Hochladens angezeigt.

Zusammenfassung

Nachdem die Dateien fertig hochgeladen wurden, bekommen Sie alle Details zum Transfer noch einmal in einer Übersicht dargestellt.

Dieses Fenster wird auch schon angezeigt, während der Transfer noch auf dem Cryptshare-Server verschlüsselt wird. Das kann bei größeren Dateien einen Moment dauern. Währenddessen kann in dem Fenster noch keine weitere Aktion durchgeführt werden. Sie können es aber schon schließen.

Ist die Verschlüsselung abgeschlossen, können Sie einen weiteren Transfer tätigen. Klicken Sie hierzu auf Neuen Transfer starten.
Wenn Sie fertig sind, können Sie dieses Fenster schließen.