Lohnnachweis digital: Jetzt noch Stammdaten abgleichen

Noch bis zum Meldetermin 16. Februar 2018 müssen Unternehmen ihre Daten sowohl digital als auch auf herkömmlichem Weg einreichen

Für das Beitragsjahr 2017 müssen Unternehmen die zur Berechnung der Beiträge erforderlichen Daten sowohl digital als auch auf herkömmlichem Weg per Papier oder Extranet melden. Noch bis zum gesetzlichen Meldetermin am 16. Februar 2018 haben sie dazu Zeit.

"Das parallele Verfahren für 2017 ist noch notwendig, um die Qualität der Meldedaten zu sichern", erklärt Dr. Joachim Breuer, Hauptgeschäftsführer des Spitzenverbandes der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen (DGUV). "Ohne Lohnnachweisdaten müssten die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen die Beitragsgrundlage schätzen, und das könnte unter Umständen zu überhöhten Forderungen führen."

Lohnnachweis digital mit Entgeltabrechnungsprogramm

Vor der Meldung des digitalen Lohnnachweises sind einmal jährlich die Stammdaten des Unternehmens zu aktualisieren. Für den Stammdatenabruf werden Zugangsdaten des zuständigen Unfallversicherungsträgers (UVT) benötigt. Das sind die Betriebsnummer des zuständigen UVT, die Mitgliedsnummer des Unternehmens und die PIN. Unternehmen, die keine Zugangsdaten vorliegen haben, können diese direkt bei ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse erfragen. Bei Verwendung eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms erfolgt der Stammdatenabgleich in der Regel mittels der im Unternehmen eingesetzten Software.

Lohnnachweis digital ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Wird kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, ist der digitale Lohnnachweis über die systemgeprüfte Ausfüllhilfe sv.net in den Varianten sv.net/standard oder sv.net/comfort abzugeben. Der Abruf der Stammdaten des Unternehmens erfolgt hier automatisch unmittelbar vor Abgabe des Lohnnachweises. Eine eigenständige Abfrage ist nicht notwendig.

Weiterführende Informationen zum Lohnnachweis digital und zum Meldeverfahren unter www.dguv.de/uv-meldeverfahren und direkt bei den zuständigen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen.

 

Neues zum Lohnnachweisverfahren

Mit Inkrafttreten des Fünften Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG), steht fest, dass es in der Unfallversicherung auch zu-künftig einen summarischen Lohnnachweis der Unternehmer geben wird. Hierfür hat sich die Unfallversicherung stets eingesetzt. Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) getragene Projekt Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung (OMS) hat diesen Weg bestätigt. Allerdings werden sich alle Beteiligten auf Verfahrensänderungen vorbereiten müssen. Ab 2019 können die Lohnnachweise nur noch elektronisch übermittelt werden.

Grundlage des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens wird nicht der Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) sein, den die Arbeitgeber seit 2009 mit ihren Entgeltmeldungen nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) an die Einzugsstellen erstatten. Dieses seinerzeit für die Prüfdienste der Rentenversicherung konzipierte DBUV-Verfahren, das dann auch für die Ablösung der summarischen Lohnnachweise durch die Unternehmer genutzt werden sollte, hat sich trotz aller zwischenzeitlichen Verbesserungen nicht als sichere und fehlerfreie Alternative für die Zukunft durchsetzen können. Daher entfällt der DBUV als Bestandteil einer jeden Entgeltmeldung zum 31.12.2015. Stattdessen enthält das 5. SGB IV-ÄndG Vorschriften für ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren ab 2017 (UV-Meldeverfahren). Für die Übergangszeit bis Ende 2018 muss daneben der bewährte summarische Jahreslohnnachweis der Unternehmer (zum Beispiel als Papierlohnnachweis) beibehalten werden, um für die elektronische Lösung eine ausreichende Erprobungsphase zu gewährleisten.

Im Hinblick auf das neue elektronischen Lohnnachweisverfahrens ist folgendes zu beachten:

1. Die Unternehmer haben zwar nach Ablauf eines Kalenderjahres die Arbeitsentgelte der Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden wie bisher mit einem jährlichen Lohnnachweis zu melden. Doch übermitteln sie diesen Lohnnachweis ab 01.01.2017 jeweils bis zum 16. Februar des Folgejahres durch elektronische Datenübertragung an den zuständigen Unfallversicherungsträger. Die Übermittlung hat aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe zu erfolgen. Werden Beiträge für Beschäftigte nicht nach Arbeitsentgelten berechnet, hat der Unternehmer die zur Berechnung festgelegten Angaben ebenfalls im Rahmen dieses elektronischen Verfahrens zu melden.

2. Ferner hat der Arbeitgeber bereits ab 01.01.2016 für jeden in einem Kalenderjahr Beschäftigten, der in der Unfallversicherung versichert ist, zum 16. Februar des Folgejahres im DEÜV-Verfahren eine „besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung“ (UV-Jahresmeldung) an die Einzugsstellen zu erstatten. Diese arbeitnehmerbezogene UV-Jahresmeldung ersetzt den ab 01.01.2016 entfallenden DBUV. Die darin enthaltenen Angaben sind ausschließlich für den Prüfdienst der Rentenversicherung bestimmt.

3. Zur Unterstützung der Unternehmer werden die Strukturdaten zur Veranlagung ihrer Unter-nehmen künftig in einer Stammdatendatei, die von der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V.) zum 01.01.2017 errichtet wird, zum Abruf zur Verfügung gestellt. Zur Qualitätssicherung wird sowohl für den zukünftigen elektronischen Lohnnachweis als auch für die besondere Jahresmeldung vor Absenden der Meldung ein automatisierter Abgleich mit den Daten dieser Datei durchgeführt. So soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und Gefahrtarifstellen übermittelt werden.

4. Für die Meldejahre 2016 und 2017 hat das zur Folge, dass die Unternehmer sowohl den herkömmlichen (Papier- oder Extranet-) Lohnnachweis als auch den neuen elektronische Lohnnachweis erstatten müssen. Nur so lässt sich eine ausreichende Erprobung des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens und damit eine richtige und transparente Beitragsberechnung in der Zukunft sicherstellen.

Bitte reichen Sie diese Information auch an die durch Sie Beauftragte (wie Personalabrechnungsstellen, Steuerberater, externe Personaldienstleister) weiter.

Welche Daten benötigen die bei der Unfallkasse Brandenburg versicherten Unternehmen für das elektronische Meldeverfahren?

1. Betriebsnummer des Unfallversicherungs-Trägers (BBNR-UV)

Um zu kennzeichnen, welcher Unfallversicherungsträger zuständig ist, muss in der Meldung die Betriebsnummer des UV-Trägers angegeben werden.

Die Betriebsnummer der Unfallkasse Brandenburg lautet: 02379637

2. Mitgliedsnummer Ihres Unternehmens (MTNR)

Achtung:Wie im vergangenen Jahr bereits angekündigt, wurde das Format unserer Unternehmensnummer umgestellt. Auf dem Beitragsbescheid wird Ihnen im Briefkopf die neue zehnstellige Unternehmensnummer ihres Unternehmens mitgeteilt.

Bitte verwenden Sie diese neue Unternehmensnummer ab sofort im DEÜV-Verfahren sowie in allen Schreiben und in jeder Korrespondenz mit uns.

3. Unfallversicherungspflichtiges Entgelt (UV-Entgelt)

Melden Sie hier das unfallversicherungspflichtige Jahresentgelt der versicherten Arbeitnehmer unter Berücksichtigung der Jahresarbeitsverdienstgrenze der Unfallkasse Brandenburg.

Hinweise zur Ermittlung des beitrags- und nachweispflichtigen Entgeltes in der gesetzlichen Unfallversicherung finden auf unserer Internetseite unter dem Menüpunkt Mitglieder/Beitrag – Entgeltnachweise (www.ukbb.de/de/mitgliederbeitrag/beitrag/entgeltnachweise).

4. Gefahrtarifstelle (GTS)

Hier ist bei Unternehmen die der Beitragsgruppe 4 – Unternehmen in selbständiger Rechtsform sowie soziale und medizinische Dienste der Einrichtungen zur Hilfe bei Unglücksfällen – angehören der „BG 4“ einzutragen.

Die Unternehmen aller anderen Beitragsgruppen tragen hier im Rahmen des DEÜV-Verfahrens die GTS „9999 9999“ ein und bei der UV-Jahresmeldung den UV-Grund „A09“.